قبل أن نبدأ بالعوامل التي تجعل مشروعك مشروعًا ناجحًا يجب أن نفهم ماذا يعني مصطلح نجاح المشروع، بينما تبدو الإجابة عن هذا السؤال بسيطة وأن المشروع يُعتبر جيدًا إذا تحقق الغرض منه، ما يعني أنك وضعت أهدافًا ملموسة، لكن في الواقع لا يكفي تحقيق أهداف مشروعك لاعتبار المشروع جيدًا؛ لأنك قد تحقق أهداف مشروعك، ولكنك تفشل في تحقيق العديد من الأهداف الأخرى المتعلقة بإنجاز المشروع، وهنا يأتي دور عوامل النجاح التي تختلف حسب المشروع والمشاركين به وحجمه ونوعه.
عوامل نجاح المشروع
هناك بعض العوامل المتكررة التي تؤدي دورًا حاسمًا في جعل المشروع ناجحًا بصرف النظر عن نوعه:
اختيار منهج الإدارة المناسب لمشروعك
اختيار منهج مناسب لإدارة المشاريع يضمن نجاح مشروعك؛ لذلك حدد المنهج الذي يناسب مشروعك، واتبع استراتيجيات هذا المنهج لضمان أن تكون عمليتك واضحة وموثوقة وفعالة، ويجب هنا أن يُفهم هذا المنهج من قِبل كل شركائك في المشروع ويتفقوا على استثمار الوقت لتحديد هدف واضح لهذا المشروع.
اختيار الأشخاص المناسبين للمكان المناسب
لإنجاح المشروع تحتاج إلى أشخاص متمكنين في فريقك؛ إذ يمكن أن يخرج المشروع عن مساره في أي وقت، ولهذا السبب يجب على كل من العاملين معك في المشروع والعملاء أن يشاركوا حماسهم والتزامهم معًا، وأن يكون لديهم رؤى مماثلة للمشروع تهدف إلى نجاحه.
يواجه مديرو المشاريع مشكلة خطيرة إذا كان هناك نقص في الفريق؛ فإذا كانت القيادة غير صحيحة والفريق غير متكامل سوف يتجه المشروع نحو الفشل، وهنا يأتي دور مدير المشروع بأن يقرر الوظيفة المناسبة للشخص المناسب من الفريق والتأكد من أن الجميع موهوبين وملتزمين بمهامهم ويعملون بشكل جيد مع بعضهم البعض كمجموعة متماسكة وليس كزملاء عمل فقط.
إعطاء أهمية للمساءلة
المساءلة من بين العوامل التي تجعل المشاريع ناجحة، لكل موظف ومدير مسؤولياته وواجباته الخاصة التي تُسند إليه بناء على مهاراته وقدراته؛ لذلك عندما يكون هناك خطأ ما يمكنك فهم المشكلة ومعرفة الشخص المسؤول عنها، فالمساءلة هي مفتاح لإدارة أفضل ولا يجب عليك التغاضي عن أهميتها.
التخطيط الشامل
وجود خطة مفصلة هو أهم خطوة لصالح نجاح المشروع منذ البداية، ويجب أن يعرف الفريق وشركاؤك في المشروع دائمًا منذ البداية الاتجاه الذي يسير فيه المشروع؛ لأن التخطيط الشامل يساعد الفريق على الوفاء بالمواعيد النهائية الحاسمة والبقاء منظمًا، هناك العديد من الفوائد للتخطيط الذكي منها:
- وضع إطار زمني واقعي فهو يعطي وقتًا دقيقًا لإعداد تقديرات التكاليف.
- يساعد أيضًا في توثيق المعالم والنتائج بوضوح ما سيجعل الأمور أسهل بكثير مع تقدم المشروع.
- يفصل التخطيط الاحتياجات عن الموارد ويعمل كنظام للإنذار، فإذا كان هناك أي انقطاع سيوفر نظام التحذير لك رؤية واضحة لما يمكن توقعه.
مراقبة تنفيذ الخطة وإيجاد الحلول للمشكلات
تحقق من تقدمك، وقيم النتائج بانتظام؛ لفهم ما إذا كان المشروع يسير على الطريق الصحيح بسرعة، حدد مؤشرات الأداء الرئيسية، واستخدم التقارير، فهذا سيجعلك تعرف مبكرًا النقطة التي تسير فيها الأمور خارج الخطة لتستطيع اتخاذ تدابير تحل المشكلة قبل حدوث ضرر أكبر.
تحديد ميزانية مناسبة
تعد الميزانية من بين العوامل التي تمنع إكمال المشروع بنجاح؛ لذلك يجب عليك تحديد الميزانية مسبقًا عن طريق وضع افتراضات مناسبة تجعل الميزانية مناسبة.
التواصل المستمر والفعال
أو يجب أن نقول الاتصال المفتوح؛ أي التأكد من أن فريق مشروعك يعرفون أدوارهم ويدركون أنهم قادرين على اللجوء إليك (كمدير للمشروع) إذا كانت هناك مشكلة، وأن هذه الخطوة هي المفتاح لإيجاد الحل، وبالمثل يحتاج الفريق إلى أن يكونوا على اطلاع جيد بما يحدث للمشروع، فالتواصل هو المفتاح لجعل الفريق على تماس مع المشروع وكل منهم له الجزء الخاص به، ويُعتبر التواصل المفتوح مع العميل مهمًا أيضًا للتأكد من أنه يعرف ما يحدث للمشروع وإبقائه على اطلاع بأي مشكلات، وكيف تخطط للتغلب عليها.
إدارة المخاطر والتخفيف من آثارها
لا نتوقع أن يسير أي مشروع تمامًا كما هو مخطط له بالضبط، إذ تفشل بعض المشاريع بسبب المخاطر التي تنشأ خلال تنفيذ المشروع؛ لذلك من المهم توقع المخاطر المحتملة التي قد يواجهها مشروعك أثناء وجودك في مرحلة التخطيط، وتأكد من أن سجل المخاطر الخاص بك يحتوي خطة عمل يتبعها الفريق في حالة ظهور المخاطر لمعالجتها بعناية.
شارك هذه المخاطر المحتملة مع فريقك وعميلك لإظهار استعدادك في حالة حدوث خطر؛ فيطمئن العميل ويشعر فريقك بالثقة في كيفية التعامل مع أي مخاطر، وبمجرد التخفيف من حدتها يمكن للمشروع التقدم كما هو مخطط له.
الالتزام بأفضل الممارسات
إذا أردت إنجاز مشروعك بسرعة، فأنت لست بحاجة إلى اختراع طرق جديدة، إنما عليك استخدام أفضل الممارسات والاستفادة من تجربة النجاحات السابقة مع تعديل الاستراتيجيات المثبتة؛ لتتناسب مع حالتك الفردية (مشروعك)، بدلًا من بناء كل شيء من الألف إلى الياء، ما يتيح لك تركيز مواردك على العناصر المميزة حقًا في مشروعك والتي ستحدث فرقًا كبيرًا لديك.
تحديد موعد دقيق لإنهاء المشروع وتسليمه
من الضروري لك ولعميلك أن تفهموا خطة تنفيذ المشروع وتتفقوا على موعد اكتمال المشروع وتسليمه نهائيًا؛ لتضمن عدم فقدان المصداقية وعدم استنزاف المشروع للموارد، ويأتي هنا دورك كقائد للمشروع في الاتفاق مع العميل على عوامل النجاح الحاسمة في بداية المشروع والتوقيع على تأكيد استلام المشروع واختباره وإطلاقه؛ حتى تتمكن من إثبات أنكم استوفيتم كل الشروط وعوامل النجاح وبالتالي اكتمل المشروع.
استخدم برمجيات احترافية
جودة الأدوات التي اخترتها لها تأثير مباشر على جودة إدارتك، وعادةً ما يتم التقليل من دور برمجيات إدارة المشاريع رغم فوائدها الكثيرة ومن هذه الفوائد:
- تقلل البرامج المهنية والبديهية من مخاطر الأخطاء وسوء التقدير.
- توفر أفضل نظرة عامة ممكنة لجميع مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الصلة.
- تعرض بشكل موثوق بيانات مهمة على جميع الأجهزة اللازمة.
- تعزز تعاون الفريق الآمن والسهل وهو الأساس لتوفير الوصول إلى المعلومات التي يحتاجها كل عضو في الفريق.
لذلك لا تتردد في الاستثمار في أداة مهنية ومحددة ما يبسط عملك ويعزز نجاح مشروعك بدلاً من العمل مع برنامج Excel أو برامج جداول البيانات الأخرى التي لم يتم إنشاؤها لتلبي احتياجات إدارة المشروع.
في النهاية لا توجد وصفة سحرية لنجاح المشروع، لكن بالتأكيد هناك أساسيات لازمة لإبقاء المشروع على المسار الصحيح وجعله مشروعًا ناجحًا؛ لذلك تأكد من امتلاكك لهذه الأساسيات، وتواصل معنا إذا واجهت صعوبات في بدء مشروعك أو لإبقائه على المسار الصحيح عن طريق الدورات والمعسكرات وخدماتنا التدريبية والاستشارية في أقدم. حمل تطبيق أقدم.
اقرأ أيضًا: كيف تكسب عملاءك كعامل في العمل الحر؟