يعتمد البدء بالمشروع على وضع أساس قوي لمشروع جديد، فهذه هي المرحلة الأهم من مراحل تأسيس المشروع، ولا بد أن تحدد سبب قيامك بالمشروع والقيمة التجارية التي سيقدمها، بعد ذلك يمكنك الاعتماد على هذه الأسس للانطلاق برحلة مشروعك، في هذه المقالة، سنوضح سبب أهمية الخطوات الأولى بالمشروع ونحدد أربع خطوات رئيسية لبدء مشروعك بثقة.
ما هي عملية بدء المشروع؟ وكيف يتم إنشاء نموذج لبدء المشروع؟
الخطوة الأولى لبدء مشروع جديد هي العزم على بناء المشروع، خلال هذه المرحلة، يجب أن تحدد سبب قيامك بالمشروع والقيمة التجارية التي سيقدمها، ثم استخدم هذه المعلومات لتأمين الرخصة والموافقة من رعاة المشروع الرئيسيين.
أنشأ معهد إدارة المشاريع (PMI) نموذج لبدء المشاريع مكون من خمس مراحل، تحدد PMI هذا النموذج في دليلها في هيئة إدارة المشروع، والمعروفة أيضًا باسم دليل PMBOK®، يقسم النموذج دورة بناء المشروع إلى هذه المراحل الخمس:
- بدء المشروع: حدد مشروعك على نطاق واسع وأمن الشراء.
- التخطيط للمشروع: وضع أهداف مفصلة وخارطة طريق للمشروع.
- تنفيذ المشروع: أطلق مشروعك باستخدام المعلومات والأسس المبنية في أول خطوتين.
- أداء المشروع: قياس فعالية المشروع باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية.
- إتمام المشروع: يتم إتمام المشروع بالتشاور مع أصحاب الخبرة.
ما الفرق بين بدء المشروع والتخطيط للمشروع؟
خلال مرحلة بدء المشروع، يمكنك تحديد مشروعك بشكل واضح ومفصل لإثبات قيمة أعماله، بمجرد الحصول على موافقة من الجهات المعنية وإثبات أن مشروعك قابل للإنجاز، تنتقل بعد ذلك إلى مرحلة تخطيط المشروع، في هذه المرحلة تحدد أهدافك من المشروع، والإنجازات المتوقعة، وخارطة طريق المشروع بمزيد من التفصيل.
عليك القيام بالأمر بهذه الطريقة، ولا بد من التنويه إلى أنه عليك تقديم معلومات كافية لتأمين الموافقة من الجهات المعنية أثناء مرحلة البدء، ثم قضاء الوقت في تجهيز تفاصيل تخطيط المشروع بعد الحصول على الترخيص اللازم.
لماذا مرحلة بدء المشروع مهمة؟ وما هي الخطوات الأولى للقيام بمشروعك؟
يعد بدء مشروع جديد أمرًا مثيرًا للإعجاب، لكن من المهم التأكد من أن مشروعك سيضيف بالفعل فائدة قبل الانتقال إلى مرحلة التخطيط. هنا تكون أهمية مرحلة البدء بالمشروع، فهي تقدم نهجًا منظمًا لإثبات دراسة جدوى مشروعك وإثبات أن العمل الذي ستقوم به يمكن تحقيقه.
بعد أن توصلت إلى فكرة مشروع جديد، لا بد أن تعلم كيفية التعامل مع المرحلة الأولى من إدارة المشروع ووضع أساس متين لمشروعك الجديد، وذلك من خلال الخطوات الأولى للقيام بمشروعك التي تقوم على أربع مراحل:
- توضيح خطة مشروعك
في هذه الخطوة، ستوضح أهمية مشروعك والفوائد التي سيحققها، وتحدد تفاصيل المشروع الرئيسية، وتقدم مبادرتك إلى رعاة المشروع، فهذه هي فرصتك لإثبات كيف سيضيف مشروعك قيمة تجارية، ولماذا تحتاج إلى موارد محددة مثل: الميزانية أو المعدات أو أعضاء فريق العمل.
- تحديد رعاة المشروع الرئيسيين وعرض مشروع
حدد رعاة المشروع الرئيسيين للتوقيع على ميثاق المشروع أو دراسة الجدوى، يتضمن ذلك رعاة المشروع الذين لديهم رأي في نتيجة مشروعك، على سبيل المثال: المديرون التنفيذيون أو رعاة المشروع أو الفرق متعددة الوظائف التي تطلب منها الميزانية أو الموارد، إذا لم تكن متأكدًا من رعاة المشروع الرئيسيين، فاسأل نفسك الأسئلة التالية:
- من يريد الموافقة على مشروعي؟
- من سيوفر الموارد لمشروعي؟
- من يمكنه التأثير على مشروعي؟
يمكنك أيضًا إنشاء تحليل لأصحاب المصلحة في المشروع؛ للتأكد من أنك لم تغفل عن أي أشخاص مهمين، تتضمن هذه المنهجية تقسيم أصحاب المصلحة إلى أربع مجموعات رئيسية: أولئك الذين لديهم:
- نفوذ كبير ومصلحة عالية.
- نفوذ كبير ومصلحة منخفضة.
- نفوذ منخفض ومصلحة عالية.
- نفوذ منخفض ومصلحة منخفضة.
من المحتمل أن يكون أي شخص في المجموعة الأولى (نفوذ كبير ومصلحة عالية) صاحب مصلحة رئيسي يجب أن يوافق على مشروعك أثناء مرحلة البدء.
- قم بإنشاء دراسة جدوى
في هذه المرحلة، بعد أن قمت بتوضيح مشروعك، وتوصلت إلى أنه يضيف قيمة ويتناسب مع الخطة الاستراتيجية الشاملة لشركتك، الآن، حان الوقت لإجراء دراسة جدوى للتأكد من أن مشروعك ممكن بالموارد المتاحة لك.
تحدد دراسة الجدوى ما إذا كان مشروعك يمكن أن يكون ناجحًا، من خلال الإجابة على الأسئلة التالية:
- هل لدى فريقي الموارد المطلوبة لإكمال هذا المشروع؟
- هل سيكون هناك عائد كاف من الاستثمار لجعل هذا المشروع يستحق المتابعة؟
إذا كان بإمكانك الإجابة بنعم على كلا السؤالين، فلديك سبب منطقي قوي للمضي قدمًا في مشروعك، وإذا خلصت دراسة الجدوى الخاصة بك إلى أنه ليس لديك ميزانية أو موارد كافية، فقد أنشأت حجة قوية للعودة إلى أصحاب المصلحة وطلب المزيد.
- تجميع فريق لمشروعك
بعد الموافقة على مشروعك وإثبات جدواه، يمكنك أخيرًا البدء في تجميع فريقك ومكان عملك وأدواتك، إذ يمكن للفريق الجيد أن يقطع شوطًا طويلًا في إنجاح المشروع، وقد يستغرق الأمر وقتًا للعثور على أشخاص لديهم الخبرات والمهارات المناسبة.
ضع في اعتبارك كيف تريد تنظيم هيكل فريقك، على سبيل المثال: هل تريد بنية هرمية بسيطة لأعضاء الفريق بحيث يقدمون تقارير إلى مدير فريق واحد، أم أنك تريد تقسيم فريقك إلى مجموعات بحسب المنطقة الجغرافية مثلًا.
يمكن أن يؤثر مكان عملك على كيفية عملك، فإذا كنت تخطط لإدارة مشروعك عن بُعد فتأكد من أن لديك البنية التحتية المناسبة التي تم إعدادها لإدارة فريق افتراضي، وإذا كان فريقك سيعمل في المكتب، ضع في اعتبارك أنك قد تحتاج إلى طلب مساحة مكتبية قبل وقت طويل من اجتماع انطلاق المشروع.
اختر الأدوات المناسبة لعمل الفريق، ضع في اعتبارك كيف سيعمل فريقك معًا في المهام اليومية، على سبيل المثال: هل ستستخدم البريد الإلكتروني أو مستندات Google أو مشروعًا أكثر قوة ببرمجيات قوية لإدارة المشاريع.
اقرأ أيضًا: أهم مراحل نمو الشركات الناشئة
ما هي النصائح المساهمة في نجاح المشروع؟
فيما يلي بعض النصائح التي قد يكون لها دور كبير في نجاح المشروع:
- وضع أهداف واقعية
حدد الأهداف التي ستحققها بشكل واقعي، والأهم من ذلك، اختر الأهداف التي تريد تحقيقها، وتذكر أن النقطة المهمة هي أن كل رجل أعمال يجب ألا يضع هدفًا فحسب، بل يجب أن يحدد أهدافًا عدة واقعية؛ فوضعها وتحقيقها سيمنحك إحساسًا بالسعادة والفخر.
- تحويل الفشل إلى نجاح
بصفتك رائد أعمال فحياتك تقوم على ما تصنعه، سيكون الكثير على دراية بالحياة المنمقة كرجل أعمال، ولكن الذي لم يتم إخبارك به هو النكسات ومرات الفشل، إذا لم تكن على استعداد كافٍ لمشروعك ستكون نكسة المشروع توقعًا واردًا؛ لذلك عليك توقع النكسة وتحويلها إلى فرصة للنمو.
- التقييم الذاتي
بين الحين والآخر، خلال رحلتك في بناء مشروعك، ستحتاج إلى قضاء بعض الوقت في مراجعة أين أنت وإلى أين أنت ذاهب، لماذا تريد بدء عمل تجاري؟ من أجل مال إضافي أم لأنك شغوف؟ هل هذا حلمك؟ احصل على إجابة لنفسك، واسأل نفسك أيضًا:
- ما هي المهارات التي لديك؟
- هل أنت شخص مسؤول؟
- أين يكمن شغفك؟
- هل لديك الطاقة للعمل في عطلات نهاية الأسبوع؟
- ما المبلغ الذي يمكنك إنفاقه؟
- ما نوع نمط الحياة الذي تريد أن تعيشه؟
- هل أنت مستعد لتكون رائد أعمال؟
- التواصل بانتظام مع فريقك
يجب أن يكون لديك فهم جيد لعملية التواصل مع الفريق، إذ أنه في إدارة المشاريع اتصالات أكثر فعالية تعني إدارة أفضل للمشاريع وهذا معروف للجميع، كما أن الاتصالات مع الفريق يوميًا ستبقي الأمور تحت السيطرة، وستتمكن من إبقاء فريقك على اطلاع بكل خطوة في المشروع.
ختاما، عليك وضع خطة شاملة لمشروعك، ولا ينبغي الاستخفاف بأي مرحلة من مراحل بدء المشروع المذكورة أعلاه، للوصول للأهداف التي وضعتها والنهوض بنفسك كرائد أعمال، ويمكنك أيضًا الالتحاق بدورتنا التدريبية “من فكرة إلى مشروع” من هنا.
اقرأ أيضًا: كيف يمكنك مضاعفة مبيعات المتجر الإلكتروني؟