سواء كنت قد بدأت للتو مشروعك أو تخطط لتوسيع نطاق عملك، ستحتاج إلى القليل من المساعدة لإدارة مهامك، فمن المهم أن تبحث عن الأشخاص المناسبين لتوظيفهم، وتستخدم أدوات العمل المناسبة لنقلك أنت وعملك إلى حيث تريد أن تكون، وتقوم بتنظيم مواعيد أعمالك ومهامك. في هذا المقال سنتكلم عن الأدوات اللازمة لإدارة مهامك كرائد أعمال.
ما هي الأدوات المهمة لإدارة مهامك ومشاريعك؟
فيما يلي قائمة بأهم أدوات العمل الأساسية لرواد الأعمال التي تساعدك على النجاح في عملك وتحقيق أهداف مشروعك:
- برنامج ProofHub.
- قروض الأعمال عبر الإنترنت.
- منصة “تريلو” لإدارة المشاريع.
- منصة التواصل ” Slack”.
- تطبيق رواد الأعمال E-Scan.
- أدوات إدارة الوقت.
- برنامج “ProofHub” هو برنامج للتعاون الجماعي في إدارة المشاريع
يواجه رواد الأعمال عددًا كبيرًا من التحديات عند إدارة المشاريع والمهام، مثل: المهام غير المنظمة، والملفات غير المرتبة، وسوء الاتصال، والمسؤوليات الوظيفية غير الواضحة، ومواعيد العمل المنسية، هذه بعض التحديات الشائعة التي تواجهها المشاريع ويمكن أن تبعدها عن المسار الصحيح.
لوضع حد لهذه التحديات والبقاء على رأس جدولك الزمني، فإن استخدام برنامج سهل الاستخدام وقوي لإدارة المشاريع والتعاون الجماعي مثل: “ProofHub ” سيكون الحل لهذه التحديات، ومن خلال هذا الموقع ستكون قادرًا على التخطيط والتنظيم والتنفيذ والتعاون في جميع المهام والمشاريع من منصة مشتركة واحدة.
اقرأ أيضًا: ما هي مراحل رحلة العميل؟
- قروض الأعمال عبر الإنترنت
لا بد أن تعلم أنه ليس عليك امتلاك كل الأموال اللازمة لتوسيع وتنمية عملك، بمجرد أن تعمل المدة اللازمة لتحقيق نجاح مشروعك وتصل لنتائج جيدة، سيصبح بإمكانك استثمار الأموال من أحد الأشخاص المقدمين للقروض عبر الإنترنت لنقلها إلى المستوى التالي، إذ يقدم مقرضوا الأعمال عبر الإنترنت موافقة أسرع، ما يعني أنك ستتمكن من تنمية عملك في أقرب وقت ممكن.
يمكنك استخدام قرض لشراء واجهة متجر، أو توظيف موظفين مهمين، أو حتى شراء المعدات الجديدة التي تحتاجها في مشروعك.
- منصة “Trello ” لإدارة المشاريع
مع نمو عملك، قد يصبح الحفاظ على مشاريعك منظمة أمرًا صعبًا بشكل متزايد، فقد تصبح الأمور فوضوية بعض الشيء عندما تحتاج المهام المتعددة إلى القيام بها في إطار زمني معين، ولا توجد طريقة لتتبع وإدارة ما يجب إنجازه بشكل صحيح، هنا وبهذه المرحلة ستكون بحاجة لاستخدام أداة لإدارة المشروع للبقاء على رأس كل شيء مثل: “Trello “، وهي منصة مجانية رائعة يستخدمها رواد الأعمال لتنظيم مهامهم وترتيب مشاريعهم ومواعيد العمل.
- منصة التواصل “Slack”
التواصل مع الموظفين من أساسيات النجاح في إدارة الأعمال، فلا يمكنك استخدام البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية للتواصل فقط، بل يجب عليك أيضًا استخدام منصة اتصال للتواصل مع موظفيك، وكذلك عملائك، كمنصة Slack”، التي تعد سهلة الاستخدام، ولا يمكنك من خلالها الدردشة الكتابية فحسب، بل يمكنك أيضًا الدردشة بالفيديو عند الضرورة، حيث يتيح لك Slack أيضًا التعاون مع زملائك في العمل إذا لزم الأمر عند إجراء مكالمة فيديو، كما يمكنك تعيين قنوات محددة لكل قسم أو عميل لتسهيل تتبع كل محادثة مهمة أو حتى رسالة مباشرة إلى فرد واحد.
- تطبيق رواد الأعمال “E-Scan”
يعد تطبيق”E-Scan” موردًا رائعًا يساعد رواد الأعمال على الوصول إلى مزيد من المعلومات حول ريادة الأعمال والمشاريع واستخدام البرامج لتحسين إنتاج أعمالهم إلى أفضل حالاتها، بالإضافة إلى ذلك، هناك أداة تسويق ضمن التطبيق تساعد رواد الأعمال على جذب العملاء المحتملين، وبالنسبة للعديد من أصحاب الأعمال الصغيرة، سيعتمد نجاح أعمالهم على معرفتهم بكل ما يلزم لنجاح أعمالهم، إذ يؤثر الشخص الذي يقف وراء العمل على نجاح الشركة وتطورها.
- أدوات إدارة الوقت
يحتاج رواد الأعمال إلى نظام زمني دقيق لخدمة عملائهم في الوقت المتفق عليه، حيث يجب أن يركز العديد من أصحاب الأعمال على بيع منتجاتهم وخدماتهم بالوقت المناسب، وتجنب التأخير والمماطلة، ما يساهم في ضمان حصول عملائهم على ما طلبوه في الوقت المحدد، ومفاجأة عملائهم من خلال منحهم شيئًا لم يتوقعوه وبالطريقة المناسبة.
لماذا تعد إدارة الوقت مهمة لرواد الأعمال؟ وكيف يلتزم الموظفون بإدارة الوقت؟
يجب على رواد الأعمال إعطاء الأولوية لإدارة الوقت، فيجب أن يمتلكوا كل جزء من وقتهم وتنظيم هذا الوقت بما يخدم المصلحة العامة للمشروع أو العمل، كما يجب على رائد الأعمال أن يفهم المهام التي يجب أن تأتي أولًا، ومقدار الوقت المخصص لكل مهمة، وكيف وما هي المهمة ذات الأولوية التي يجب القيام بها أولًا لدفع العمل بكفاءة إلى الأمام.
من المهم أيضًا إعطاء الأولوية لإدارة الوقت بين جميع أعضاء الفريق، في هذه الحالة، يجب على رائد الأعمال الذي يقود الشركة أن يكون قدوة يحتذي بها جميع من في الشركة، فعندما يعطي رجل الأعمال الأولوية لإدارة الوقت في قيادة الفريق، فإنه يوفر سببًا مقنعًا ودليلًا يؤدي لتركيز الجميع على إدارة الوقت، ما يؤدي إلى تحسين كفاءة الشركة بأكملها وتحسين فعاليتها.
ما الطرق والوسائل المفيدة التي تساعد في نجاح إدارة الوقت؟
لتحقيق أقصى فعالية في إدارة وقتك كرائد أعمال لا بد من اتباع استراتيجيات زمنية مختلفة كطرق لتحديد أولويات إدارة الوقت، بما في ذلك طريقة ABCDE، طريقة ABCDE تعمل بهذه الطريقة:
- A: المهام التي يجب عليك القيام بها، ولكن العواقب وخيمة في حال عدم إكمال المهام.
- B: المهام التي يجب عليك القيام بها، ولكن العواقب خفيفة في حال عدم إكمال المهام.
- C: المهام التي يمكنك القيام بها، ولكن لا عواقب لعدم إكمال المهام.
- D: المهام التي يمكن تأجيلها.
- E: المهام التي يمكنك ألا تقوم بها أبدًا.
لزيادة مستويات إنتاجيتك وتشجيع التركيز على المهام المفيدة لإنتاج أفضل أعمالك ولإدارة مهامك بأفضل طريقة، لا بد لك أن تعتمد على هذه الأدوات الإنتاجية السبع لرواد أعمال التي ستساعدك على تطوير عادات أفضل واستعادة السيطرة على وقتك، والنهوض بمشاريعك وخططك. التحق بورشة “إدارة المهام وترتيب الأولويات”: من هنا.
اقرأ أيضًا: ما هي ثقافة الشركة؟