من الصعب أن تبدأ مشروعًا تجاريًا مهما كان كبيرًا أو صغيرًا دون امتلاك مهارات الإدارة المالية، حيث أن وجود هيكل لإدارة الشؤون المالية أمرًا مُهمًا للغاية لأي صاحب عملٍ صغير، وغالبًا ما يكون سبب نجاح المشروع هو المهارات المالية التي تجلبها معك.
وبالتالي إذا لم يكن لديك الكثير من الخبرة في إدارة الشؤون المالية يُمكن أن تنزلق إلى عاداتٍ ماليةٍ سيئةٍ قد تُضر بعملك في يومٍ من الأيام، حيث تُعد الإدارة المالية السليمة إحدى المهارات والأدوات الأساسية لأي صاحب عملٍ صغير.
ما هي الإدارة المالية؟
الإدارة المالية هي مصطلحٌ يشمل مسك دفاتر الحسابات، وإنشاء بياناتٍ ماليةٍ، ومعرفة كيفية الحصول على تمويل، وكيفية بدء الميزانية وفتح حسابٍ مصرفي لنفقات الأعمال مثل كشوف المرتبات، حيث تتيح لك الإدارة المالية معرفة كل هذا واتخاذ القرارات السليمة في الوقت المناسب لإنجاح شركتك.
باختصار، تُعتبر الإدارة المالية الفعالة للشركات الصغيرة أمرًا حيويًا، حيث وجدت دراسةٌ حول الأعمال الناجحة أجراها بنك الاحتياطي الفيدرالي أن هناك أربعة أشياء مشتركة تساهم في نجاح الشركات الصغيرة، وهي:
- المعرفة والخبرة مع القروض.
- مستوى مرتفع من الرصيد غير المستخدم.
- إدارة الميزانية ومراقبتها.
- تخصيص الأموال للرواتب.
كما وجدت دراسةٌ أخرى أنه كلما قامت شركةٌ صغيرةٌ بتحليل ميزانيتها بشكلٍ منتظمٍ ودوري زاد معدل نجاحها، حيث أن أصحاب الأعمال الذين يفعلون ذلك سنويًا لديهم معدل نجاحٍ منخفضٍ يصل إلى 25٪، ولكن إذا تم القيام بها شهريًا أو أسبوعيًا فإنها ترتفع إلى 75-85٪ و95٪ على التوالي.
لماذا تُعتبر الإدارة المالية مهمةً للأعمال التجارية الصغيرة؟
الإدارة المالية مهمةٌ للغاية لأنها تساعد الأعمال على:
- فهم كيفية تحقيق أرباحها.
- اتخاذ قراراتٍ بشأن المخزون وتحديد الأسعار.
- تحديد ما إذا كان لديها تدفقٌ نقدي كافٍ لاستمرار العمليات التشغيلية، واتخاذ القرارات بشأن شراء الأصول.
- تزويد البنوك والمستثمرين بالتقارير المالية التي يحتاجون إليها؛ لإقراض الأموال أو الاستثمار في الأعمال التجارية.
- إجراء تحليلٍ مالي سليم لتوقعاتٍ أفضل للأعمال التجارية.
تحديات الإدارة المالية الصغيرة للشركات الصغيرة
تُعتبر إدارة الشؤون المالية للشركات الصغيرة أمرًا صعبًا ويمكن أن تستغرق وقتًا طويلًا، وقد تواجه بعض التحديات الشائعة منها:
1- إدارة الميزانية:
علاوةٌ على إعداد كشوف المرتبات ومحاولة معرفة القوانين الضريبية المعقدة، إلا أن إنشاء ميزانيةٍ واضحةٍ ومراقبتها تعتبر الطريقة الوحيدة لإزالة بعض التخمينات، ومساعدتك على الاستعداد للظروف غير المتوقعة واتخاذ قراراتٍ استراتيجية.
2- دفع المرتبات من الاحتياطيات النقدية:
يعد الدفع المستمر للموظفين من النقد الاحتياطي مؤشرًا قويًا على الصحة المالية، حيث يُعد وجود تغطيةٍ نقديةٍ كافيةٍ للوفاء بهذه الالتزامات أمرًا ضرورويًا.
3- تسديد الفواتير:
مع الإدارة المالية القوية تأتي القدرة على الوفاء بالالتزامات الضرورية مثل تسديد الفواتير في وقتها، يساعدك هذا على تجنب الرسوم الزائدة ويعزز رصيدك المالي.
4- السيطرة على الديون:
بغض النظر عن مدى قوة نشاطك التجاري هناك احتمالٌ كبيرٌ أنك ستحتاج في وقتٍ ما إلى نقودٍ أكثر مما لديك، وبالتالي إذا قمت بالحصول على قرض فتأكد أن يكون لديك خطة لكيفية سداده في الموعد المحدد.
5- فهم كيفية الحصول على تمويل:
تساعد الإدارة المالية الجيدة الشركات الصغيرة على الاستعداد جيدًا عند الحاجة؛ للحصول على القروض وتأمين المعدات لتنمية المشروع التجاري، وذلك من خلال دراسة كل خطة تمويل بشكلٍ كافٍ قبل الشروع فيها.
اقرأ ايضاً: نصائح للعثور على افضل موردي الدروب شيبينق لتبدأ مشروعك بأسرع وقت
نصائح لإدارة الشؤون المالية للأعمال الصغيرة
إليك بعض النصائح التي يجب عليك فعلها بصفتك مالكًا لمشروعٍ صغيرٍ لحماية مشروعك وتنميته باستمرار:
الاستثمار في النمو
من المهم أن تخصص المال للاستثمار في مجالاتٍ جديدةٍ، فهذا يساعدك على تطوير عملك والاستمرار في النمو والابتكار وجذب أفضل الموظفين، حيث سيُقدّر العملاء المستوى المتزايد للخدمة، ويُقدّر الموظفون أنك تستثمر في الشركة وفي وظائفهم، وفي النهاية ستنشئ قيمةً أكبر لعملك.
لا تخف من القروض
يمكن أن تكون فكرة الحصول على قرضٍ لأصحاب الأعمال الصغيرة مخيفة للغاية، وتؤدي إلى القلق بشأن التداعيات المالية المصاحبة للفشل، ومع ذلك دون تدفق رأس المال الذي تحصل عليه من القروض قد تواجه تحديات كبيرة عند محاولة شراء المعدات أو تنمية فريقك.
حافظ على ائتمان تجاري جيد
مع نمو شركتك قد ترغب في المزيد من الأموال لشراء الأصول، والحصول على المزيد من القروض لتسهيل كل هذه المساعي، ولكن مع ضعف الائتمان التجاري قد يكون الحصول على الموافقة لجميع هذه المعاملات أكثر صعوبة.
وبالتالي للحفاظ على ائتمانٍ جيدٍ لشركتك سدد كل ديونك في أسرع وقتٍ ممكن، على سبيل المثال: لا تدع الديون تتراكم على بطاقات الائتمان التجارية الخاصة، أو لا تحصل على قروضٍ بأسعار فائدةٍ لا يمكنك تحملها، بدلًا من ذلك احصل على القروض التي يمكن سدادها بسرعةٍ وسهولة.
امتلك استراتيجيةً فعالة لتحصيل الفواتير
عادةً، كل صاحب عمل لديه عميلٌ يتأخر باستمرار في دفع فواتيره ومدفوعاته، وهذا من شأنه أن يؤدي إلى مشاكل في التدفق النقدي، وهو سببٌ رئيسي لفشل معظم الأعمال التجارية، ومن ثم إذا كنت تكافح لتحصيل الفواتير من عملاء معينين ربما الوقت قد حان للإبداع في كيفية تحصيل هذه الفواتير منهم.
على سبيل المثال: بدلاً من الرسائل الإلكترونية والمكالمات الهاتفية جرب أسلوبًا مختلفًا، من خلال تغيير شروط الدفع إلى “10/2/30” وهذا يعني أنه إذا دفع العميل الفاتورة في غضون 10 أيام فسيحصل على خصمٍ بنسبة 2٪ من إجمالي الفاتورة، وإذا لم يكن الأمر كذلك فستكون الفاتورة مستحقة السداد بالكامل في غضون 30 يومًا.
مراجعة الدفاتر المالية بنفسك
ابذل قصارى جهدك لتخصيص وقتٍ كل يومٍ أو شهرٍ لمراجعة دفاترك ومراقبتها حتى لو قمت بتعيين محاسبٍ في شركتك، من خلال هذا العادة يمكنك التعرف أكثر على شؤون الموارد المالية لمشروعك، والتخفيف من مخاطر الاحتيال أو الاختلاس.
بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك هذا الأمر الحذر بشأن المكان الذي يجب أن تنفق فيه أموالك، والحد من خسائرك في الوقت المناسب، حيث أن عدم القيام بذلك يعني أنه يمكنك خسارة أموالك في استثماراتٍ غير ملائمةٍ أو سيئة.
قم بمكافأة نفسك باستمرار
بصفتك مالكًا للمشروع يمكن أن تنسى مكافأة نفسك، وتُركز على وضع كل الأموال في العمليات التشغيلية اليومية، لذا من الضروري أن تدفع لنفسك راتباً من أرباح شركتك، وتخطط لإنفاقه بعيدًا عن الشركة مثل القيام برحلةٍ سياحيةٍ أو شراء شيء ترغب فيه بشدة.
لذلك، من المهم عدم التركيز فقط على إنفاق المال كله في تشغيل مشروعك ودفع رواتب الموظفين ونسيان نفسك، وتذكر أنك جزءٌ من العمل و تحتاج إلى تعويض نفسك بقدر ما تدفعه للآخرين.
الخلاصة
لا ينبغي أن تكون إدارة الشؤون المالية لنشاطك التجاري الصغير فكرةً متأخرة، خاصةً إذا كان عملك هو مستقبلك، بل يجب أن تصبح جزءًا أساسيًا من استراتيجيتك، حيث يؤدي فهم الأرقام التي تُحرك عملك إلى تحسين عملية اتخاذ القرار، ومساعدتك في تحديد الوقت المناسب للاستثمار، ومتى يجب عليك خفض التكاليف.
وهذه كلها يجب أن تعرفه قبل بداية المشروع وتضع له أساس مالي قوي من خلال دراسة الجدوى والتي يمكنك معرفة المزيد عنها في هذه الدورة.